Calendario de pagos en una agencia de viajes: anticipo, plazos y saldo
En resumen
Un calendario de pagos divide el precio de un viaje en un anticipo, posibles plazos intermedios y un saldo fijado unas semanas antes de la salida. Cada pago tiene un importe y una fecha decididos al reservar. La agencia puede cargar automáticamente la tarjeta del viajero, con su consentimiento, o enviarle un enlace en cada plazo. En ambos casos, los pagos se vinculan al expediente y el pendiente se actualiza solo.
Un viaje de 9.000 € rara vez se paga de una vez. La agencia pide un anticipo al reservar, a veces un segundo pago unos meses después, y luego el saldo antes de la salida. Este reparto se llama calendario de pagos.
La idea no es nueva. Lo que cambia es quién se ocupa de ello. Sin herramienta, alguien tiene que anotar cada fecha, enviar cada solicitud y reclamar cada retraso. Con un calendario programado, la agencia lo fija una vez y los pagos siguen solos. Este artículo explica cómo crear un calendario, cómo elegir entre cargo automático y enlace de pago, y qué pasa cuando un pago falla o el viaje cambia.
¿Qué es un calendario de pagos de un viaje?
Calendario de pagos
El reparto del precio de un viaje en varios pagos, cada uno con un importe y una fecha, decidido al reservar y vinculado al mismo expediente.
Un calendario tiene casi siempre tres tipos de pago:
- el anticipo, pagado al reservar, que compromete el expediente;
- los plazos intermedios, opcionales, que reparten el precio en varios meses;
- el saldo, pagado unas semanas antes de la salida.
No es un crédito. El viajero lo paga todo antes de salir, y la agencia cobra en cada plazo. Esa es la diferencia con el pago en 3 o 4 plazos que ofrecen las financieras: en ese caso, la financiera paga al comercio de inmediato y el cliente se lo devuelve después.
El ciclo de un expediente, con sus cuatro cifras (total, anticipo, cobrado, pendiente), se explica en nuestra guía sobre anticipo y saldo de un viaje. Aquí hablamos de cómo programar esos pagos.
¿Cómo se crea el calendario de pagos de un viaje?
A partir de tres decisiones: el importe del anticipo, el número de pagos y la fecha del saldo.
El anticipo. Depende de tus condiciones generales de venta y de lo que tú mismo tienes que pagar a tus proveedores. Un anticipo del 30 % es habitual, pero nada lo impone.
El número de pagos. Un viaje reservado con tres meses de antelación suele caber en dos pagos: anticipo y saldo. Un viaje de novios reservado un año antes puede tener cuatro o cinco. Cuantos más plazos, más ligero es cada importe para el viajero.
La fecha del saldo. Se fija respecto a la salida: 30, 45 o 60 días antes. Tiene que llegar antes de tus propios vencimientos con proveedores. Si el viajero paga el saldo por adeudo SEPA, cuenta además unos seis días hábiles hasta que el pago se confirma.
Un ejemplo: un viaje de 9.000 € reservado el 1 de diciembre, con salida el 1 de junio. El anticipo es del 30 %, seguido de dos pagos, y el saldo se fija 45 días antes de la salida.
1 de diciembre · Anticipo
Anticipo del 30 %: 2.700 €
- Total
- 9.000 €
- Cobrado
- 2.700 €
- Pendiente
- 6.300 €
Principios de febrero · Plazo
Segundo pago: 3.150 €
- Total
- 9.000 €
- Cobrado
- 5.850 €
- Pendiente
- 3.150 €
17 de abril · Saldo (D-45)
Saldo: 3.150 €
- Total
- 9.000 €
- Cobrado
- 9.000 €
- Pendiente
- 0 €
Expediente saldado
Lo que queda tras el anticipo se reparte a partes iguales, y el plazo intermedio cae a mitad de camino entre el anticipo y el saldo. Nada impide cambiar un importe o una fecha a mano, por ejemplo para hacer coincidir un pago con el día de cobro de la nómina.
Cargo automático o enlace de pago: ¿qué diferencia hay?
Una vez fijado el calendario, queda decidir cómo se pagará cada plazo. Hay dos formas.
Cargo automático en tarjeta
El viajero guarda su tarjeta al pagar el anticipo y acepta que se cargue en las fechas previstas. Recibe un aviso por correo 3 días antes de cada cargo. No tiene nada más que hacer, y la agencia no tiene nada que enviar.
Los viajeros que quieren pagar una vez y olvidarse
Un enlace de pago en cada plazo
En cada fecha prevista, el viajero recibe un enlace y paga con tarjeta o por adeudo SEPA. Mantiene el control de cada pago. A cambio, tiene que actuar en cada plazo, y los retrasos son más frecuentes.
Los viajeros que prefieren pagar ellos mismos, o por adeudo SEPA
El cargo automático solo funciona con tarjeta. En Ezus Pay, el adeudo SEPA pasa siempre por un enlace, en cada plazo, y solo en euros. Es una de las ventajas reales de la tarjeta en un calendario de pagos: es el único medio de pago que permite al viajero no hacer nada más después del anticipo. La comparativa completa entre ambos medios está en tarjeta o SEPA para un viaje.
¿Cómo da su consentimiento el viajero?
Al pagar el anticipo. En Ezus Pay, la página de pago muestra el calendario y después dos botones:
- « Pagar 2.700 € y activar el calendario de pagos »: el viajero paga el anticipo, su tarjeta se guarda y los plazos siguientes se cargarán automáticamente;
- « Pagar solo el depósito »: el viajero paga el anticipo sin guardar su tarjeta, y recibirá un enlace para cada plazo siguiente.
Justo encima de los botones, una frase recuerda lo que acepta el viajero: el cargo automático en esa tarjeta de los plazos mostrados, un recordatorio por correo 3 días antes de cada cargo y la posibilidad de revocarlo en cualquier momento. Después del pago, recibe un correo que recoge el texto aceptado, la tarjeta y el calendario.
Después, el viajero puede desactivar el cargo automático desde su enlace de pago. Su tarjeta se retira, los plazos restantes pasan a enlace y se avisa a la agencia.
¿Qué incluye el aviso previo a cada cargo?
Tres días antes de cada plazo, el viajero recibe un correo con el importe, la fecha del cargo, la tarjeta afectada (red y últimos cuatro dígitos) y el concepto que aparecerá en su extracto. El correo indica también cómo oponerse al cargo: contactar con la agencia antes de la fecha.
Sin aviso enviado, no hay cargo.
¿Qué pasa si un plazo falla?
Depende del motivo del rechazo. Una tarjeta rechazada porque se ha alcanzado el límite del mes no se trata igual que una tarjeta robada.
| Situación | Qué hace Ezus Pay | A quién se avisa |
|---|---|---|
| Rechazo temporal (límite, fondos insuficientes) | Un único reintento 3 días después, con la misma tarjeta | Al viajero, con un enlace para pagar en el momento. A la agencia, si el reintento también falla |
| Tarjeta perdida, robada o caducada | El plazo pasa a enlace de pago | Al viajero, con un enlace para pagar con otra tarjeta. A la agencia, de inmediato |
| El banco pide una autenticación | El plazo pasa a enlace de pago | Al viajero y a la agencia |
| La tarjeta habrá caducado en la fecha del cargo | Se detecta 7 días antes. Ese plazo y los siguientes pasan a enlace | Al viajero |
En el último caso, la tarjeta con la que el viajero pague después se guarda para el resto del calendario.
Para entender los motivos de rechazo y saber qué decir al viajero, nuestra guía sobre pagos con tarjeta rechazados en agencias de viajes detalla cada caso.
¿Cómo reclamar pagos sin pasarse el día en ello?
Dejando que el calendario envíe los recordatorios por ti. Es sobre todo útil en modo enlace, donde el viajero tiene que actuar en cada plazo.
En Ezus Pay, cada plazo en modo enlace sigue la misma secuencia:
- El día del plazo, el viajero recibe su enlace de pago.
- Tres días después, si no ha pagado, sale un recordatorio. Se avisa a la agencia por correo y en la aplicación, y el plazo aparece como impagado.
Se pueden activar dos recordatorios más: 7 días y 1 día antes del plazo. Están desactivados por defecto, para no multiplicar los correos. Los correos al viajero existen en ocho idiomas: francés, inglés, español, italiano, portugués, alemán, neerlandés y noruego.
Un detalle sobre el primer pago: el enlace del anticipo no se envía automáticamente. Al crear el calendario, el agente copia el enlace y se lo envía al viajero, por correo o por mensaje. Los envíos automáticos empiezan cuando el anticipo está pagado. Un anticipo que sigue sin pagar después de 7 días se señala a la agencia.
¿Qué pasa con el calendario si el viaje cambia?
Un viaje cambia a menudo entre la reserva y la salida: un servicio añadido, una noche menos, una fecha de salida que se mueve. Esto es lo que pasa con el calendario en cada caso.
El precio sube. La diferencia se suma al saldo. Los plazos intermedios mantienen su importe. En el ejemplo anterior, un extra de 500 € lleva el saldo de 3.150 € a 3.650 €.
El precio baja. La bajada se resta primero del saldo y, si no basta, de los plazos impagados anteriores. Si el viajero ya ha pagado más que el nuevo total, los plazos restantes se cancelan y el expediente se marca como cobrado de más. El reembolso se hace entonces a mano.
Los pagos ya hechos nunca se mueven. Un plazo pagado sigue pagado, sea cual sea el cambio.
La fecha de salida cambia. Las fechas de los plazos no se recalculan. Si la salida se adelanta, la agencia tiene que comprobar que el saldo sigue cayendo antes.
Un punto a tener en cuenta con el cargo automático: el viajero aceptó un importe y una fecha. Si la agencia cambia uno de los dos en un plazo, ese plazo pasa a enlace de pago y se avisa al viajero por correo. Los demás plazos siguen con cargo automático.
¿Hace falta un calendario distinto para cada viaje?
No. La mayoría de las agencias tienen dos o tres formas de trabajar, según el importe y la antelación de la reserva. Una escapada reservada seis semanas antes no necesita el mismo calendario que un circuito a medida reservado un año antes.
Para eso sirven las plantillas. En Ezus Pay, un administrador de la agencia puede crear hasta 20, cada una con su anticipo, su número de pagos, la fecha del saldo y los recordatorios. Una plantilla puede tener dos condiciones: un importe mínimo de expediente y una antelación mínima respecto a la salida. Por ejemplo: un anticipo y tres pagos para los expedientes a partir de 8.000 €, reservados al menos 180 días antes de la salida.
Cuando un expediente encaja con una plantilla, Ezus Pay la propone en el expediente como calendario sugerido, con tres opciones: activarla en un clic, ajustarla o ignorarla. No se crea ningún calendario sin que un miembro del equipo lo valide.
¿Cómo gestiona Ezus Pay los calendarios de pagos?
El calendario se crea desde el expediente. El agente elige una plantilla o lo configura a mano:
- un anticipo del 1 al 99 % del importe;
- de 1 a 6 pagos después del anticipo, saldo incluido, es decir, 7 pagos como máximo;
- un saldo fijado entre 1 y 365 días antes de la salida;
- el modo de cobro: cargo automático en tarjeta, o enlace en cada plazo.
Cada pago se vincula al expediente, y lo cobrado y el pendiente se actualizan solos. El seguimiento se hace en dos sitios: la página de plazos, con los pagos próximos y los fallidos, y el panel de acciones pendientes de la página de inicio, que reúne lo que requiere una intervención (cargo rechazado, plazo impagado, calendario por revisar). La agencia también puede pausar un calendario, reanudarlo, cancelarlo o marcar un plazo como pagado fuera de Ezus Pay.
Un calendario de pagos no sustituye a tus condiciones generales de venta. El importe del anticipo, las condiciones de cancelación y lo que ocurre en caso de impago siguen definiéndose con el viajero. Lo que cambia el calendario es el tiempo dedicado a enviar, reclamar y comprobar cada pago.
Ezus Pay es la plataforma de pago nativa de Ezus, construida para agencias de viajes, DMC y turoperadores. La cuenta se activa desde tu entorno Ezus en unos minutos. La puesta en marcha está documentada en la documentación de Ezus Pay.