Plano de pagamento numa agência de viagens: sinal, prestações e saldo
Em resumo
Um plano de pagamento divide o preço de uma viagem num sinal, em eventuais prestações intermédias e num saldo marcado algumas semanas antes da partida. Cada pagamento tem um valor e uma data definidos na reserva. A agência pode debitar automaticamente o cartão do viajante, com o seu consentimento, ou enviar-lhe um link em cada prestação. Em ambos os casos, os pagamentos ficam ligados ao processo e o valor em dívida atualiza-se sozinho.
Uma viagem de 9.000 € raramente se paga de uma só vez. A agência pede um sinal na reserva, por vezes um segundo pagamento alguns meses depois, e depois o saldo antes da partida. Esta divisão chama-se plano de pagamento.
A ideia não é nova. O que muda é quem trata dela. Sem ferramenta, alguém tem de anotar cada data, enviar cada pedido e cobrar cada atraso. Com um plano programado, a agência define-o uma vez e os pagamentos seguem. Este artigo explica como construir um plano, como escolher entre débito automático e link de pagamento, e o que acontece quando um pagamento falha ou a viagem muda.
O que é o plano de pagamento de uma viagem?
Plano de pagamento
A divisão do preço de uma viagem em vários pagamentos, cada um com um valor e uma data, decidida na reserva e ligada ao mesmo processo.
Um plano tem quase sempre três tipos de pagamento:
- o sinal, pago na reserva, que compromete o processo;
- as prestações intermédias, opcionais, que repartem o preço por vários meses;
- o saldo, pago algumas semanas antes da partida.
Não é um crédito. O viajante paga tudo antes de partir, e a agência recebe em cada prestação. É a diferença em relação ao pagamento em 3 ou 4 vezes proposto pelas financeiras: nesse caso, a financeira paga logo ao comerciante e o cliente reembolsa-a depois.
O ciclo de um processo, com os seus quatro números (total, sinal, recebido, em dívida), é explicado no nosso guia sobre sinal e saldo de uma viagem. Aqui falamos de como programar esses pagamentos.
Como se constrói o plano de pagamento de uma viagem?
A partir de três decisões: o valor do sinal, o número de pagamentos e a data do saldo.
O sinal. Depende das suas condições gerais de venda e do que a própria agência tem de pagar aos fornecedores. Um sinal de 30 % é habitual, mas nada o impõe.
O número de pagamentos. Uma viagem reservada com três meses de antecedência cabe muitas vezes em dois pagamentos: sinal e saldo. Uma lua de mel reservada um ano antes pode ter quatro ou cinco. Quanto mais prestações houver, mais leve é cada valor para o viajante.
A data do saldo. Define-se em relação à partida: 30, 45 ou 60 dias antes. Tem de chegar antes dos seus próprios prazos com fornecedores. Se o viajante pagar o saldo por débito direto SEPA, conte também com cerca de seis dias úteis até o pagamento ser confirmado.
Um exemplo: uma viagem de 9.000 € reservada a 1 de dezembro, com partida a 1 de junho. O sinal é de 30 %, seguido de dois pagamentos, e o saldo é marcado 45 dias antes da partida.
1 de dezembro · Sinal
Sinal de 30 %: 2.700 €
- Total
- 9.000 €
- Recebido
- 2.700 €
- Em dívida
- 6.300 €
Início de fevereiro · Prestação
Segundo pagamento: 3.150 €
- Total
- 9.000 €
- Recebido
- 5.850 €
- Em dívida
- 3.150 €
17 de abril · Saldo (D-45)
Saldo: 3.150 €
- Total
- 9.000 €
- Recebido
- 9.000 €
- Em dívida
- 0 €
Processo liquidado
O que resta depois do sinal é dividido em partes iguais, e a prestação intermédia fica a meio caminho entre o sinal e o saldo. Nada impede de alterar um valor ou uma data à mão, por exemplo para fazer coincidir um pagamento com o dia do salário.
Débito automático ou link de pagamento: qual é a diferença?
Depois de definido o plano, falta decidir como será paga cada prestação. Há duas formas.
Débito automático no cartão
O viajante guarda o cartão ao pagar o sinal e aceita que seja debitado nas datas previstas. Recebe um aviso por e-mail 3 dias antes de cada débito. Não tem mais nada a fazer, e a agência não tem nada a enviar.
Os viajantes que querem pagar uma vez e esquecer o assunto
Um link de pagamento em cada prestação
Em cada data prevista, o viajante recebe um link e paga com cartão ou por débito direto SEPA. Mantém o controlo de cada pagamento. Em contrapartida, tem de agir em cada prestação, e os atrasos são mais frequentes.
Os viajantes que preferem pagar eles próprios, ou por débito direto SEPA
O débito automático só funciona com cartão. No Ezus Pay, o débito direto SEPA passa sempre por um link, em cada prestação, e apenas em euros. É uma das verdadeiras vantagens do cartão num plano de pagamento: é o único meio de pagamento que permite ao viajante não fazer mais nada depois do sinal. A comparação completa entre os dois meios está em cartão ou SEPA para uma viagem.
Como é que o viajante dá o seu consentimento?
No momento em que paga o sinal. No Ezus Pay, a página de pagamento mostra o plano e depois dois botões:
- « Pagar 2.700 € e ativar o plano de pagamento »: o viajante paga o sinal, o cartão fica guardado e as prestações seguintes serão debitadas automaticamente;
- « Pagar apenas o sinal »: o viajante paga o sinal sem guardar o cartão, e receberá um link para cada prestação seguinte.
Logo acima dos botões, uma frase lembra o que o viajante aceita: o débito automático neste cartão das prestações apresentadas, um lembrete por e-mail 3 dias antes de cada débito e a possibilidade de o revogar a qualquer momento. Depois do pagamento, recebe um e-mail que repete o texto aceite, o cartão e o plano.
O viajante pode depois desativar o débito automático a partir do seu link de pagamento. O cartão é retirado, as prestações restantes passam para link e a agência é avisada.
O que contém o aviso antes de cada débito?
Três dias antes de cada prestação, o viajante recebe um e-mail com o valor, a data do débito, o cartão em causa (rede e últimos quatro dígitos) e o descritivo que vai aparecer no extrato. O e-mail explica também como se opor ao débito: contactar a agência antes da data.
Sem aviso enviado, não há débito.
O que acontece se uma prestação falhar?
Depende do motivo da recusa. Um cartão recusado porque o limite do mês foi atingido não se trata como um cartão roubado.
| Situação | O que faz o Ezus Pay | Quem é avisado |
|---|---|---|
| Recusa temporária (limite, saldo insuficiente) | Uma única nova tentativa 3 dias depois, com o mesmo cartão | O viajante, com um link para pagar de imediato. A agência, se a nova tentativa também falhar |
| Cartão perdido, roubado ou expirado | A prestação passa para link de pagamento | O viajante, com um link para pagar com outro cartão. A agência, de imediato |
| O banco pede uma autenticação | A prestação passa para link de pagamento | O viajante e a agência |
| O cartão terá expirado na data do débito | Detetado 7 dias antes. Essa prestação e as seguintes passam para link | O viajante |
No último caso, o cartão com que o viajante pagar a seguir fica guardado para o resto do plano.
Para perceber os motivos de recusa e saber o que dizer ao viajante, o nosso guia sobre pagamentos com cartão recusados numa agência de viagens explica cada caso.
Como cobrar sem passar os dias nisso?
Deixando o plano enviar os lembretes por si. É sobretudo útil no modo link, em que o viajante tem de agir em cada prestação.
No Ezus Pay, cada prestação em modo link segue a mesma sequência:
- No dia da prestação, o viajante recebe o seu link de pagamento.
- Três dias depois, se nada tiver sido pago, sai um lembrete. A agência é avisada por e-mail e na aplicação, e a prestação aparece como por pagar.
É possível ativar mais dois lembretes: 7 dias e 1 dia antes da prestação. Estão desativados por predefinição, para não multiplicar os e-mails. Os e-mails ao viajante existem em oito línguas: francês, inglês, espanhol, italiano, português, alemão, neerlandês e norueguês.
Uma nota sobre o primeiro pagamento: o link do sinal não é enviado automaticamente. Ao criar o plano, o agente copia o link e envia-o ao viajante, por e-mail ou mensagem. Os envios automáticos começam depois de o sinal estar pago. Um sinal ainda por pagar ao fim de 7 dias é assinalado à agência.
O que acontece ao plano se a viagem mudar?
Uma viagem muda muitas vezes entre a reserva e a partida: um serviço acrescentado, uma noite a menos, uma data de partida alterada. Eis o que acontece ao plano em cada caso.
O preço sobe. A diferença é somada ao saldo. As prestações intermédias mantêm o seu valor. No exemplo acima, um extra de 500 € faz o saldo passar de 3.150 € para 3.650 €.
O preço desce. A descida é retirada primeiro do saldo e depois das prestações por pagar anteriores, se o saldo não chegar. Se o viajante já tiver pago mais do que o novo total, as prestações restantes são canceladas e o processo é assinalado como pago em excesso. O reembolso é então feito à mão.
Os pagamentos já feitos nunca mudam. Uma prestação paga continua paga, seja qual for a alteração.
A data de partida muda. As datas das prestações não são recalculadas. Se a partida for antecipada, cabe à agência verificar que o saldo continua a cair antes.
Um ponto a saber sobre o débito automático: o viajante aceitou um valor e uma data. Se a agência alterar um deles numa prestação, essa prestação passa para link de pagamento e o viajante é avisado por e-mail. As outras prestações continuam em débito automático.
É preciso um plano diferente para cada viagem?
Não. A maioria das agências tem duas ou três formas de trabalhar, consoante o valor e a antecedência da reserva. Uma escapadinha reservada seis semanas antes não precisa do mesmo plano que um circuito à medida reservado um ano antes.
É para isso que servem os modelos. No Ezus Pay, um administrador da agência pode criar até 20, cada um com o seu sinal, número de pagamentos, data do saldo e lembretes. Um modelo pode ter duas condições: um valor mínimo de processo e uma antecedência mínima em relação à partida. Por exemplo: um sinal e três pagamentos para os processos a partir de 8.000 €, reservados pelo menos 180 dias antes da partida.
Quando um processo corresponde a um modelo, o Ezus Pay propõe-no no processo como plano sugerido, com três opções: ativá-lo num clique, ajustá-lo ou ignorá-lo. Nenhum plano é criado sem que um membro da equipa o valide.
Como é que o Ezus Pay gere os planos de pagamento?
O plano cria-se a partir do processo. O agente escolhe um modelo ou configura o plano à mão:
- um sinal de 1 a 99 % do valor;
- 1 a 6 pagamentos depois do sinal, saldo incluído, ou seja, 7 pagamentos no máximo;
- um saldo marcado entre 1 e 365 dias antes da partida;
- o modo de cobrança: débito automático no cartão, ou link em cada prestação.
Cada pagamento fica ligado ao processo, e o recebido e o valor em dívida atualizam-se sozinhos. O acompanhamento faz-se em dois sítios: a página das prestações, com os pagamentos futuros e os falhados, e o painel de ações pendentes da página inicial, que reúne o que precisa de intervenção (débito recusado, prestação por pagar, plano a rever). A agência pode também suspender um plano, retomá-lo, cancelá-lo ou marcar uma prestação como paga fora do Ezus Pay.
Um plano de pagamento não substitui as suas condições gerais de venda. O valor do sinal, as condições de cancelamento e o que acontece em caso de falta de pagamento continuam a ser definidos com o viajante. O que o plano muda é o tempo gasto a enviar, cobrar e verificar cada pagamento.
O Ezus Pay é a plataforma de pagamento nativa do Ezus, construída para agências de viagens, DMC e operadores turísticos. A conta ativa-se a partir do seu ambiente Ezus em poucos minutos. O arranque está documentado na documentação do Ezus Pay.