Piano di pagamento in agenzia di viaggio: acconto, rate e saldo
In breve
Un piano di pagamento divide il prezzo di un viaggio in un acconto, eventuali rate intermedie e un saldo fissato qualche settimana prima della partenza. Ogni pagamento ha un importo e una data decisi alla prenotazione. L'agenzia può far addebitare automaticamente la carta del viaggiatore, con il suo consenso, oppure inviargli un link a ogni rata. In entrambi i casi, i pagamenti si collegano alla pratica e il residuo si aggiorna da solo.
Un viaggio da 9.000 € si paga raramente in una volta sola. L'agenzia chiede un acconto alla prenotazione, a volte un secondo pagamento qualche mese dopo, poi il saldo prima della partenza. Questa suddivisione si chiama piano di pagamento.
L'idea non è nuova. Quello che cambia è chi se ne occupa. Senza uno strumento, qualcuno deve annotare ogni data, inviare ogni richiesta e sollecitare ogni ritardo. Con un piano programmato, l'agenzia lo imposta una volta e i pagamenti seguono. Questo articolo spiega come costruire un piano, come scegliere tra addebito automatico e link di pagamento, e cosa succede quando un pagamento non va a buon fine o il viaggio cambia.
Che cos'è il piano di pagamento di un viaggio?
Piano di pagamento
La suddivisione del prezzo di un viaggio in più pagamenti, ciascuno con un importo e una data, decisa alla prenotazione e collegata alla stessa pratica.
Un piano comprende quasi sempre tre tipi di pagamento:
- l'acconto, pagato alla prenotazione, che impegna la pratica;
- le rate intermedie, facoltative, che distribuiscono il prezzo su più mesi;
- il saldo, pagato qualche settimana prima della partenza.
Non è un finanziamento. Il viaggiatore paga tutto prima di partire, e l'agenzia incassa a ogni rata. È la differenza con il pagamento in 3 o 4 rate proposto dalle società finanziarie: in quel caso, la finanziaria paga subito il commerciante e poi si fa rimborsare dal cliente.
Il ciclo di una pratica, con i suoi quattro numeri (totale, acconto, incassato, residuo), è spiegato nella nostra guida su acconto e saldo di un viaggio. Qui parliamo di come programmare questi pagamenti.
Come si costruisce il piano di pagamento di un viaggio?
Partendo da tre decisioni: l'importo dell'acconto, il numero di pagamenti e la data del saldo.
L'acconto. Dipende dalle tue condizioni generali di vendita e da quanto devi versare tu stesso ai fornitori. Un acconto del 30% è frequente, ma nulla lo impone.
Il numero di pagamenti. Un viaggio prenotato tre mesi prima spesso sta in due pagamenti: acconto e saldo. Un viaggio di nozze prenotato un anno prima può averne quattro o cinque. Più rate ci sono, più ogni importo è leggero per il viaggiatore.
La data del saldo. Si fissa rispetto alla partenza: 30, 45 o 60 giorni prima. Deve cadere prima delle tue scadenze con i fornitori. Se il viaggiatore paga il saldo con addebito diretto SEPA, calcola anche circa sei giorni lavorativi prima che il pagamento sia confermato.
Un esempio: un viaggio da 9.000 € prenotato il 1° dicembre, con partenza il 1° giugno. L'acconto è del 30%, seguito da due pagamenti, e il saldo è fissato 45 giorni prima della partenza.
1° dicembre · Acconto
Acconto del 30%: 2.700 €
- Totale
- 9.000 €
- Incassato
- 2.700 €
- Residuo
- 6.300 €
Inizio febbraio · Rata
Secondo pagamento: 3.150 €
- Totale
- 9.000 €
- Incassato
- 5.850 €
- Residuo
- 3.150 €
17 aprile · Saldo (G-45)
Saldo: 3.150 €
- Totale
- 9.000 €
- Incassato
- 9.000 €
- Residuo
- 0 €
Pratica saldata
Quello che resta dopo l'acconto viene diviso in parti uguali, e la rata intermedia cade a metà strada tra l'acconto e il saldo. Niente impedisce di modificare a mano un importo o una data, per esempio per far coincidere un pagamento con il giorno dello stipendio.
Addebito automatico o link di pagamento: che differenza c'è?
Una volta fissato il piano, resta da decidere come verrà pagata ogni rata. Ci sono due modi.
Addebito automatico della carta
Il viaggiatore salva la sua carta quando paga l'acconto e accetta che venga addebitata alle date previste. Riceve un avviso via e-mail 3 giorni prima di ogni addebito. Non deve fare altro, e l'agenzia non deve inviare nulla.
I viaggiatori che vogliono pagare una volta e non pensarci più
Un link di pagamento a ogni rata
A ogni data prevista, il viaggiatore riceve un link e paga con carta o con addebito diretto SEPA. Mantiene il controllo su ogni pagamento. In cambio, deve agire a ogni rata, e i ritardi sono più frequenti.
I viaggiatori che preferiscono pagare da sé, o con addebito diretto SEPA
L'addebito automatico funziona solo con la carta. In Ezus Pay, l'addebito diretto SEPA passa sempre da un link, a ogni rata, e solo in euro. È uno dei veri vantaggi della carta su un piano di pagamento: è l'unico metodo che permette al viaggiatore di non fare più nulla dopo l'acconto. Il confronto completo tra i due metodi è in carta o SEPA per un viaggio.
Come dà il suo consenso il viaggiatore?
Al momento di pagare l'acconto. In Ezus Pay, la pagina di pagamento mostra il piano e poi due pulsanti:
- « Paga 2.700 € e attiva il piano di pagamento »: il viaggiatore paga l'acconto, la sua carta viene salvata e le rate successive saranno addebitate automaticamente;
- « Paga solo l'acconto »: il viaggiatore paga l'acconto senza salvare la carta, e riceverà un link per ogni rata successiva.
Appena sopra i pulsanti, una frase ricorda cosa accetta il viaggiatore: l'addebito automatico su questa carta delle rate mostrate, un promemoria via e-mail 3 giorni prima di ogni addebito e la possibilità di revocarlo in qualsiasi momento. Dopo il pagamento, riceve un'e-mail che riporta il testo accettato, la carta e il piano.
Il viaggiatore può poi disattivare l'addebito automatico dal suo link di pagamento. La carta viene rimossa, le rate rimanenti passano a link e l'agenzia viene avvisata.
Cosa contiene il preavviso prima di ogni addebito?
Tre giorni prima di ogni rata, il viaggiatore riceve un'e-mail con l'importo, la data dell'addebito, la carta interessata (circuito e ultime quattro cifre) e la descrizione che comparirà sul suo estratto conto. L'e-mail spiega anche come opporsi all'addebito: contattare l'agenzia prima della data.
Senza preavviso inviato, nessun addebito.
Cosa succede se una rata non va a buon fine?
Dipende dal motivo del rifiuto. Una carta rifiutata perché il plafond del mese è stato raggiunto non si gestisce come una carta rubata.
| Situazione | Cosa fa Ezus Pay | Chi viene avvisato |
|---|---|---|
| Rifiuto temporaneo (plafond, fondi insufficienti) | Un solo nuovo tentativo 3 giorni dopo, sulla stessa carta | Il viaggiatore, con un link per pagare subito. L'agenzia, se anche il nuovo tentativo fallisce |
| Carta smarrita, rubata o scaduta | La rata passa a link di pagamento | Il viaggiatore, con un link per pagare con un'altra carta. L'agenzia, subito |
| La banca richiede un'autenticazione | La rata passa a link di pagamento | Il viaggiatore e l'agenzia |
| La carta sarà scaduta alla data dell'addebito | Rilevato 7 giorni prima. Questa rata e le successive passano a link | Il viaggiatore |
Nell'ultimo caso, la carta con cui il viaggiatore paga in seguito viene salvata per il resto del piano.
Per capire i motivi di rifiuto e sapere cosa dire al viaggiatore, la nostra guida sui pagamenti con carta rifiutati in agenzia di viaggio spiega ogni caso.
Come sollecitare senza passarci le giornate?
Lasciando che sia il piano a inviare i solleciti al posto tuo. È utile soprattutto in modalità link, dove il viaggiatore deve agire a ogni rata.
In Ezus Pay, ogni rata in modalità link segue la stessa sequenza:
- Il giorno della rata, il viaggiatore riceve il suo link di pagamento.
- Tre giorni dopo, se non ha pagato, parte un sollecito. L'agenzia viene avvisata via e-mail e nell'applicazione, e la rata risulta non pagata.
Si possono attivare due promemoria in più: 7 giorni e 1 giorno prima della rata. Sono disattivati per impostazione predefinita, per non moltiplicare le e-mail. Le e-mail al viaggiatore esistono in otto lingue: francese, inglese, spagnolo, italiano, portoghese, tedesco, olandese e norvegese.
Una precisazione sul primo pagamento: il link dell'acconto non viene inviato automaticamente. Alla creazione del piano, l'agente copia il link e lo invia al viaggiatore, via e-mail o messaggio. Gli invii automatici iniziano una volta pagato l'acconto. Un acconto ancora non pagato dopo 7 giorni viene segnalato all'agenzia.
Cosa succede al piano se il viaggio cambia?
Un viaggio cambia spesso tra la prenotazione e la partenza: un servizio aggiunto, una notte tolta, una data di partenza spostata. Ecco cosa succede al piano in ciascun caso.
Il prezzo aumenta. La differenza si aggiunge al saldo. Le rate intermedie mantengono il loro importo. Nell'esempio sopra, un extra da 500 € porta il saldo da 3.150 € a 3.650 €.
Il prezzo diminuisce. La riduzione viene tolta prima dal saldo, poi dalle rate non pagate precedenti se il saldo non basta. Se il viaggiatore ha già pagato più del nuovo totale, le rate rimanenti vengono annullate e la pratica viene segnalata come incassata in eccesso. Il rimborso si fa poi a mano.
I pagamenti già fatti non si spostano mai. Una rata pagata resta pagata, qualunque sia la modifica.
La data di partenza cambia. Le date delle rate non vengono ricalcolate. Se la partenza viene anticipata, tocca all'agenzia verificare che il saldo cada ancora prima.
Un punto da sapere sull'addebito automatico: il viaggiatore ha accettato un importo e una data. Se l'agenzia modifica uno dei due su una rata, quella rata passa a link di pagamento e il viaggiatore viene avvisato via e-mail. Le altre rate restano in addebito automatico.
Serve un piano diverso per ogni viaggio?
No. La maggior parte delle agenzie ha due o tre modi di lavorare, a seconda dell'importo e dell'anticipo della prenotazione. Un weekend prenotato sei settimane prima non ha bisogno dello stesso piano di un tour su misura prenotato un anno prima.
È lo scopo dei modelli. In Ezus Pay, un amministratore dell'agenzia può crearne fino a 20, ciascuno con il suo acconto, il numero di pagamenti, la data del saldo e i promemoria. Un modello può avere due condizioni: un importo minimo della pratica e un anticipo minimo rispetto alla partenza. Per esempio: un acconto e tre pagamenti per le pratiche da 8.000 € in su, prenotate almeno 180 giorni prima della partenza.
Quando una pratica corrisponde a un modello, Ezus Pay lo propone sulla pratica come piano suggerito, con tre scelte: attivarlo con un clic, modificarlo o ignorarlo. Nessun piano viene creato senza che un membro del team lo convalidi.
Come gestisce Ezus Pay i piani di pagamento?
Il piano si crea dalla pratica. L'agente sceglie un modello o imposta il piano a mano:
- un acconto dall'1 al 99% dell'importo;
- da 1 a 6 pagamenti dopo l'acconto, saldo compreso, cioè 7 pagamenti al massimo;
- un saldo fissato da 1 a 365 giorni prima della partenza;
- la modalità di incasso: addebito automatico della carta, o link a ogni rata.
Ogni pagamento si collega alla pratica, e l'incassato e il residuo si aggiornano da soli. Il monitoraggio avviene in due punti: la pagina delle rate, con i pagamenti in arrivo e quelli non riusciti, e il riquadro delle azioni richieste nella home, che raccoglie ciò che richiede un intervento (addebito rifiutato, rata non pagata, piano da rivedere). L'agenzia può anche sospendere un piano, riprenderlo, annullarlo o segnare una rata come pagata al di fuori di Ezus Pay.
Un piano di pagamento non sostituisce le tue condizioni generali di vendita. L'importo dell'acconto, le condizioni di cancellazione e cosa succede in caso di mancato pagamento restano da definire con il viaggiatore. Quello che il piano cambia è il tempo passato a inviare, sollecitare e verificare ogni pagamento.
Ezus Pay è la piattaforma di pagamento nativa di Ezus, costruita per agenzie di viaggio, DMC e tour operator. L'account si attiva dal tuo ambiente Ezus in pochi minuti. L'avvio è documentato sulla documentazione di Ezus Pay.